GT organisation de la mobilité

Synthèse Tâches de mobilité

Consortium Mona 2025

ORGANISER UNE MOBILITÉ

1- aVANT

3- aPRèS

2- PENDANT

1- aVANT la mobilité

Organisation

Communication

Financement

2- pendANT la mobilité

pédagogie

Communication

Financement

3- aprèsla mobilité

Organisation

Communication

Financement

Communiquer avec les entreprises partenaires pour valider l’accueil des apprenti-es.

Informer les familles sur les démarches et obligationsavant mobilité.

communication

Relancer les bénéficiaires et entreprises pour les documents manquants.

Organiser une réunion de restitution après le retour.

Organiser des réunions d’information pour les familles et les apprenti-es.

Établir un canal de communication entre familles, entreprises et CFA.

Assurer la transmission des documents administratifs et pédagogiques entre les acteurs impliqués.

Planifier des sessions d’information culturelle et linguistiqueavant le départ.

Encourager l’apprentissage linguistique via des plateformes spécialisées.

Vérifier que le service financier ait les factures demandées par les OPCO

S'assurer que le kit Erasmus + soit complet (EU survey)

financement

Si financement Erasmus : s’assurer que le participant remplisse le rapport post mobilité

Préparer le bilan financier

S'assurer que le partenaire puisse signer les attestations de présence (en fin de séjour)

S'assurer de récupérer toutes les pièces justificatives de dépenses

financement

Préparer à minima une action de dissémination (article de presse, post réseaux sociaux, etc.)

Penser à communiquer sur des exemples de communication déjà fait au préalable par le projet Mona (étoiles de la mobilité)

communication

Pour le référent, s'assurer du bon déroulement du programme en lien avec le budget et le projet pédagogique

Rester en lien avec les services pédagogiques pour s’assurer du suivi de l’apprenant et gestion des complications si elles interviennent

pédagogie

Contacter le service RH de l’employeur français et de l’organisme d’accueil.

Identifier les services support (comptabilité, facturation, alternance, RH) et remplir l’annexe dans le CFA.

Organiser un comité de suivi et participer aux réunions de coordination.

Organisation

Trouver un logement et organiser l’accueil sur place.

Réserver les billets de transport et planifier les transferts à l’arrivée.

Organiser la visite préparatoire : échange avec le partenaire, sélection des accompagnateurs, préparation des documents.

Formaliser les partenariats avec les centres de formation étrangers.

Assurer la souscription aux assurances obligatoires.

Préparer un dossier logistique complet pour les accompagnateurs.

Vérifier les conditions des hébergements et organiser la restauration.

Vérifier la couverture sociale des apprenti-es et accompagnateurs.

Débriefer à mi-parcours de la mobilité avec l'alternant-e

Maintenir le lien avec l’apprenant via l’application EAM Connect : partage de photos, de justificatifs financiers, de validation des compétences pédagogiques

communication

Envoyer un questionnaire de satisfaction aux employeurs et organismes d'accueil

S’assurer de la mise en œuvre de fin de projet : échanger avec les parties prenantes pour évaluer le retour (point financier, point pédagogique)

Mettre en place un retour d’expérience avec le partenaire d’accueil - fidélisation sur le long terme

Organisation

Contacter les OPCO pour anticiper les demandes de financement – ajouter sur le Genially le lien vers le tableau récapitulatif des financements

Suivre les demandes de prise en charge et dépôt de factures.

FINANCEment

Obtenir le Certificat A1 pour l’URSSAF (MAD) et effectuer la DSN (MEV UE).

Compléter le kit Erasmus+ et verser les bourses.

Informer sur les bourses régionales disponibles.

Anticiper les procédures financières et respecter les échéances.

Assurer la transmission des documents financiers aux employeurs et apprenti-es.

Établir un budget détaillé incluant tous les frais (transport, hébergement, assurances).

Prévoir l’avancede frais pour les participants et accompagnateurs.